1. Définir l’activité
Identifier les opérations proposées, le rôle exact dans la chaîne de distribution, les prêteurs ou intermédiaires partenaires, la clientèle visée et l’existence éventuelle d’un mandat du client.
2. Choisir la catégorie
Le choix entre courtier, mandataire exclusif, mandataire non exclusif et mandataire d’intermédiaire conditionne les justificatifs, la responsabilité, la communication commerciale et parfois le niveau de capacité requis.
3. Justifier la capacité
La capacité professionnelle peut être établie, selon le niveau requis, par une formation conforme, une expérience professionnelle admissible ou certains diplômes. Les pièces doivent être conservées et facilement présentables lors d’un contrôle.
4. Souscrire les garanties
Selon le statut et les responsabilités assumées, une assurance de responsabilité civile professionnelle et, en cas d’encaissement de fonds, une garantie financière sont requises. Les attestations doivent couvrir la période d’exercice.
5. Adhérer et s’immatriculer
Les courtiers et mandataires de courtiers concernés doivent adhérer à une association professionnelle agréée par l’ACPR. L’inscription ORIAS est renouvelée chaque année et toute modification significative doit être déclarée.
6. Organiser la conformité
Avant le premier dossier : documents d’entrée en relation, mandat, recueil des besoins, questionnaire de connaissance client, procédure de réclamation, politique RGPD, sécurité, archivage, publicité, conflits d’intérêts et contrôle interne.
Dossier de création à réunir
Le porteur de projet doit constituer un dossier permanent comprenant les statuts de la société, l’extrait d’immatriculation, l’identité et l’honorabilité des dirigeants, les justificatifs de capacité, les mandats, l’attestation de responsabilité civile professionnelle, la garantie financière si des fonds sont encaissés, l’adhésion associative lorsqu’elle est requise, le dossier ORIAS et les procédures internes.
Plan de conformité avant ouverture
Avant toute prospection, il convient de valider les mentions légales du site, le statut affiché, le numéro ORIAS, les mentions publicitaires, le dispositif cookies, les registres RGPD, le parcours de réclamation, le modèle de DER, le mandat client, le questionnaire de découverte, la note de recommandation, la politique d’archivage et les habilitations informatiques.
Premiers contrôles après démarrage
Durant les trois premiers mois, le dirigeant devrait revoir un échantillon de dossiers clos et refusés, contrôler la présence des signatures et dates, rapprocher les rémunérations, tester les droits d’accès, vérifier les délais de réponse aux réclamations et consigner les anomalies avec un plan d’action daté.